Politique de confidentialité

Nous, nos employés et nos sous-traitants, assumons la pleine responsabilité à l’égard des Renseignements personnels que nous traitons conformément aux politiques et normes d’ORCHESTRO. ORCHESTRO forme ses employés sur ses politiques et pratiques de confidentialité. Le responsable de la protection de la vie privée d’ORCHESTRO établit les exigences de la présente Politique de confidentialité et veille au respect de ses dispositions. Le responsable de la protection de la vie privé met en place et maintient des contrôles et des mesures appropriées visant à permettre le respect et la sécurité de vos Renseignements personnels. Si vous avez des questions concernant la présente Politique de confidentialité ou notre respect de celle-ci, veuillez communiquer avec: Service.admin@orchestro.ca. Tous nos sous-traitants sont tenus de protéger la confidentialité de vos Renseignements personnels d’une manière qui soit conforme à notre Politique de confidentialité et à nos pratiques de confidentialité.

Nous sommes responsables des Renseignements personnels que nous traitons et que nous fournissons aux sous-traitants aux fins de traitement ou de conservation. Par conséquent, nous avons mis par écrit leurs obligations contractuelles afin d’assurer un niveau de protection comparable ;a vos Renseignements personnels qui ont été transférés à l’un de nos sous-traitants aux fins de traitement ou de conservation. Notre responsabilité et celle de nos sous-traitant est clairement définie dans chaque contrat que nous signons avec nos Clients et nous assumons la responsabilité de l’exécution des Services et des obligations sous-traités.

Nos Services impliquent également le transfert de Renseignements personnels à des tiers (institutions financières, agences de revenus, sociétés d’assurances, par exemple, avec lesquelles vous avez une relation d’affaires et avec lesquelles vous avez conclu une entente de service) conformément aux instructions des Clients. Dans ces cas, ORCHESTRO n’a pas de relation directe avec le tiers et n’est pas responsable du traitement des données qui sont en leur possession. Ces tiers ont leurs propres obligations vis-à-vis vos Renseignements personnels et ce, en vertu de la loi ou en vertu de contrats conclus avec vous ou votre employeur

ORCHESTRO ne recueille pas les des Renseignements personnels sans discernement ; nous recueillons uniquement les Renseignements personnels nécessaires pour fournir nos services et pour nous conformer aux lois et réglementations qui s’appliquent. Nos Services peuvent être utilisés par diverses industries en rapport avec leurs fonctions administratives, leur masse salariale, leurs services, leurs produits et leurs activités, ce qui fait en sorte qu’un large éventail de renseignements vous concernant (et que vous nous n’avez pas fournis directement) peuvent être téléchargés ou transmis à nos Services ou dans le cadre de nos Services. Si nous ne disposions pas de tels renseignements vous concernant, nous ne serions pas en mesure de fournir les Services ou le soutien aux Services que vous demandez ou que demandent votre employeur, votre prestataire d’avantages sociaux ou nos Clients

Nos Services ne sont pas destinés aux enfants de moins de 13 ans et nous ne permettons pas la création d’un compte pour eux. Les Renseignements personnels relatifs aux enfants de moins de 13 ans sont recueillis et conservés uniquement s’ils sont fournis par le tuteur légal. Ces renseignements ne sont utilisés qu’à des fins de prestation de nos Services, le cas échéant.

Nous pouvons utiliser des renseignements vous concernant pour fournir, maintenir et améliorer nos Services, comme :

Traiter ou enregistrer des opérations, y compris celles relatives à vos employés, à votre emploi ou à votre régime de soins de santé ;

Transférer des données à des tiers désignés par les Clients (comme des banques, l’Agence du revenu du Canada et des fournisseurs d’avantages sociaux) dans le cadre des Services fournis aux employeurs ;

Afficher l’historique des opérations ou des renseignements sur l’utilisation ;

Mettre au point de nouveaux Services ;

Fournir les renseignements et l’aide que vous demandez, y compris les avis techniques, les alertes de sécurité et les messages de soutien et de nature administrative ;

Préparer et distribuer des communications, mener des sondages, recueillir des commentaires sur nos Services et répondre aux demandes de renseignements ;

Améliorer, personnaliser et faciliter l’utilisation que vous faites de nos Services, notamment mesurer, personnaliser et améliorer nos Services, y compris la conception, le contenu et les fonctionnalités de nos applications et de nos sites Web, ou pour suivre et analyser les tendances et l’utilisation liées à nos Services.

Nous pouvons utiliser des renseignements vous concernant :

Pour protéger nos droits ou nos biens, ainsi que la sécurité ou l’intégrité de nos Services ;

Pour appliquer nos conditions d’utilisation ou d’autres accords ou politiques applicables ;

Pour vérifier votre identité (par exemple, certains des numéros d’identification délivrés attribué par un gouvernement que nous recueillons et utilisons à cette fin) ;

Pour enquêter, déceler et prévenir la fraude, les atteintes à la sécurité et d’autres activités potentiellement interdites ou illégales ;

Pour nous protéger, protéger les utilisateurs de nos Services ou le public contre tout préjudice ou toute activité potentiellement interdite ou illégale ;

Pour respecter toute loi, réglementation, procédure judiciaire ou demande d’un gouvernement ;

Avec nos filiales, regroupements d’entreprises, entrepreneurs et autres sociétés membres du groupe, aux fins décrites dans la présente Politique de confidentialité ;

Dans le cadre ou lors de la négociation de la fusion, de la vente, du transfert ou de l’acquisition d’actions ou d’actifs de la société, du financement, de l’acquisition, de la cession ou de la dissolution de la totalité ou d’une partie de nos activités ;

Avec des Clients ou fournisseurs de services pour fournir, maintenir et améliorer nos Services, y compris votre employeur, votre régime d’assurance collective et d’autres fournisseurs d’avantages sociaux, institutions financières et fournisseurs de services qui accèdent à des renseignements vous concernant pour exécuter des Services pour notre compte (par exemple, prévention de la fraude, vérification de l’identité) et des Services de recouvrement des frais) ;

Avec d’autres utilisateurs ou Clients de nos Services avec lesquels vous interagissez lorsque vous utilisez nos Services. Par exemple, nous pouvons échanger des renseignements lorsque vous effectuez ou recevez un paiement en utilisant nos Services, lorsque vous déposez ou mettez à jour des demandes de congé en utilisant nos Services, ou lorsque vous déposez ou tenez à jour des réclamations relatives à un régime de soins de santé à l’aide de nos Services ;

Avec votre consentement, à toute autre fin qui vous est communiquée dans le cadre de nos Services.

Lorsqu’elle est tenue de fournir des renseignements en réponse à une demande de renseignements juridiques, ORCHESTRO fait preuve de la prudence requise pour veiller à ce que l’ordonnance ou la demande soit valide et que seuls les Renseignements personnels requis par la loi sont communiqués. Si ORCHESTRO a connaissance de l’utilisation d ‘un tiers sans votre approbation, nous prenons des mesures raisonnables pour empêcher ou arrêter l’utilisation ou la communication de tels Renseignement personnels.

Nous pouvons également échanger avec des tiers des renseignements regroupés qui ne vous identifient pas en particulier ni n’identifient aucun utilisateur individuel de nos Services.

Nous traitons et conservons vos Renseignements personnels au Canada et avons recours à des fournisseurs de services tiers pour ce faire. Si nous transférons des Renseignements personnels en dehors d’une administration locale, nous le faisons uniquement avec les mesures de protection adéquates en place et en conformité avec les lois canadiennes applicables.

Nous prenons des mesures raisonnables, notamment des mesures de protection administratives, techniques et physiques, en utilisant des mesures de sécurité reconnues conformes aux normes de l’industrie et adaptées au caractère sensible des Renseignements personnels pour protéger ces renseignements contre la perte, le vol, l’utilisation abusive, l’accès non autorisé, la communication, la modification et la destruction. Nous conservons des renseignements sur vous dans nos locaux et avec l’aide de fournisseurs de services tiers. Nous limitons l’accès aux Renseignements personnels aux employés, aux sous-traitants et aux mandataires d’ORCHESTRO qui ont besoin de connaître ces renseignements pour pouvoir les transmettre, les stocker ou les traiter, et qui sont assujettis à des obligations de confidentialité contractuelles conformes à la présente Politique de confidentialité. Nos fournisseurs de services tiers conservent et transmettent des Renseignements personnels dans le respect de mesures de confidentialité et de sécurité adéquates, et dans le respect des lois en vigueur, afin de protéger vos Renseignements personnels.

Néanmoins, ORCHESTRO ne peut garantir qu’aucun accès non autorisé ne pourra arriver ni qu’un tiers malintentionné ne pourra contourner nos mesures de sécurité ou utiliser vos Renseignements personnels à des fins inappropriées. Si des Renseignements personnels en notre possession ou relevant de notre contrôle sont compromis à la suite à un bris de sécurité, nous prendrons les mesures raisonnables pour enquêter sur la situation et, le cas échéant, informerons les Clients et les Personnes dont les Renseignements personnels dont la sécurité a pu être compromise et prendrons les mesures nécessaires pour gérer cette situation, conformément aux lois ou règlements applicables.

Pour obtenir de plus amples renseignements sur nos pratiques en matière de sécurité, visitez le site https://orchestro.ca/

ORCHESTRO conserve les Renseignements personnels vous concernant que le temps nécessaire pour vous fournir, ou fournir à nos Clients, les Services convenus ou pour la durée requise par la loi. Lorsque des Renseignements personnels ne sont plus nécessaires ou pertinents aux fins identifiées ou pour satisfaire une exigence légale ou commerciale, ils sont détruits de façon sécuritaire et anonymisés de manière non récupérable ou en les effaçant électroniquement.

Lors de la prestation de Services, ORCHESTRO se fie à ses Clients et employés pour qu’ils lui fournissent des renseignements exacts, complets, à jour et pertinents à la prestation des Services par ORCHESTRO. Nous vous invitons à examiner régulièrement votre dossier et à effectuer les mises à jour appropriées ou à signaler rapidement à votre employeur ou au tiers avec lequel vous avez conclu un accord (notre Client) la présence d’erreurs. Nous déployons des efforts raisonnables pour maintenir l’exactitude et l’intégrité des Renseignements ainsi détenus de façon à respecter les fins pour lesquelles les Renseignements personnels ont été autorisées. Lorsque nous recueillons des Renseignements personnels en dehors de la prestation de Services, nous déployons des efforts raisonnables pour que les Renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour pour atteindre les fins pour lesquels ils ont été collectés. ORCHESTRO vous offre un moyen de mettre à jour ou de corriger vos Renseignements personnels que nous possédons conformément aux sections 8.1 et 8.2 de la présente Politique de confidentialité.

ORCHESTRO indique les finalités pour lesquelles les Renseignements personnels sont recueillis, utilisés, conservés et communiqués. Dans la plupart des cas, les Clients sont responsables de la notification de la finalité et de l’obtention du consentement approprié lorsqu’ils recueillent des Renseignements personnels. Les Renseignements personnels qui sont communiqués à ORCHESTRO ou téléchargés par nos Clients à des fins de traitement sont réputés avoir été recueillis avec les consentements appropriés. ORCHESTRO n’assume aucune responsabilité quant à l’obtention ou la validité du consentement approprié. Dans certains cas, ORCHESTRO recueille des Renseignements personnels directement auprès de la Personne concernée, par exemple, lorsque vous visitez un site Web ORCHESTRO, lorsque vous utilisez une application ORCHESTRO ou lorsque vous utilisez certains Services confidentiels. Dans ces cas, ORCHESTRO a la responsabilité d’obtenir votre consentement, sauf si cela est inapproprié ou si la collecte est requise ou autorisée par la loi sans consentement. Nous vous invitons à consulter « Vos choix » à la section 8 ci-après dans laquelle ORCHESTRO décrit les choix possibles qui vous sont offerts dans cette éventualité. Les Personnes qui souhaitent modifier ou retirer leur consentement obtenu directement par ORCHESTRO peuvent le faire par écrit de la manière indiquée à la section 9 de la présente Politique de confidentialité. Sous réserve de restrictions légales ou contractuelles, ORCHESTRO respecte le retrait ou la modification du consentement et informe la Personne concernée des conséquences d’une telle modification ou du retrait du consentement. Dans les cas où le consentement a été obtenu par le Client, vous serez dirigée vers le Client. À moins que la loi ne l’exige, ORCHESTRO n’utilisera ni ne communiquera des Renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été initialement recueillis, sans avoir préalablement obtenu votre consentement approprié. Une fois que les données ont été anonymisées, regroupées ou résumées, elles ne seront plus considérées comme des Renseignements personnels, et personne ne pourra demander leur suppression d’un ensemble de données regroupées des Renseignements personnels, ni retirer leur consentement à une utilisation ultérieure.

Renseignements personnels. Vous pouvez accéder à vos Renseignements personnels vous concernant ou concernant les membres de votre famille, les modifier ou les corriger, en vous connectant à votre compte à tout moment, en communiquant avec votre employeur (ou un autre tiers approprié), ou en nous adressant une demande, conformément à la section 9 de la présente Politique de confidentialité, auquel cas il se peut que nous devions vérifier votre identité et informer le Client avant d’accorder l’accès à vos Renseignements personnels, de les modifier ou de les corriger.

Désactivation de votre compte. Si vous souhaitez désactiver votre compte, communiquez avec votre employeur ou envoyez-nous un courriel. ORCHESTRO ne conserve les Renseignements personnels vous concernant que le temps raisonnablement nécessaire pour vous fournir les Services. Cependant, même après la désactivation de votre compte, nous pouvons conserver des copies archivées des Renseignements personnels vous concernant, ainsi que des opérations ou Services auxquels vous avez pu participer durant une période conforme à la loi applicable ou que nous estimons raisonnablement nécessaire afin de conformer à la loi, à la réglementation, aux procédures judiciaires ou aux demandes des gouvernements applicables, afin de prévenir la fraude, de recouvrer les frais et honoraires exigibles, de résoudre les litiges, de régler les problèmes liés à nos Services, de faciliter les enquêtes, de faire respecter nos conditions d’utilisation ou les autres conventions ou politiques applicables, ou de prendre toute autre mesure conforme au droit applicable.

Renseignements sur la localisation. Nous pouvons demander des renseignements sur la localisation pour certaines applications mobiles. Par conséquent, si vous ne consentez pas à la collecte de ces renseignements, vous ne pourrez pas utiliser nos Services qui s’y rapportent. Vous pouvez interrompre notre collecte de renseignements de localisation à tout moment en modifiant les préférences de votre appareil mobile, mais noter que certains aspects de notre application mobile et de nos Services peuvent ne plus fonctionner. Vous pouvez également mettre fin notre collecte de renseignements de localisation au moyen d’une application mobile en suivant le processus de désinstallation standard pour supprimer toutes les applications mobiles ORCHESTRO de votre appareil.

Témoins. Lorsque vous accédez aux Services ou les utilisez, notre serveur Web peut envoyer un témoin (cookies) à votre ordinateur ou à votre appareil mobile (le cas échéant). Certains témoins que nous utilisons ne durent que pendant la durée de la session Web ou de votre application et expirent lorsque vous fermez votre navigateur ou quittez l’application. D’autres témoins durent plus longtemps et sont utilisés pour se souvenir de vous lorsque vous utilisez à nouveau des Services. Certains témoins utilisés dans le cadre des Services sont définis par nous et d’autres sont définis par des tiers qui fournissent des services pour notre compte. La plupart des navigateurs Web et mobiles sont configurés pour accepter automatiquement les témoins par défaut. Vous pouvez modifier les paramètres de votre navigateur pour empêcher l’acceptation automatique des témoins ou pour vous avertir chaque fois qu’un témoin est établi. Veuillez noter qu’en bloquant ou en supprimant les témoins utilisés dans le cadre des Services, vous pourriez ne pas être en mesure de tirer pleinement profit des Services offerts.

Accès. Sauf si ORCHESTRO est autorisée ou obligée par la loi à interdire l’accès, nous communiquons les Renseignements personnels à des fins de révision et de mise à jour, soit directement à l’aide de la fonctionnalité de libre-service de nos Services, en dirigeant les Personnes vers l’employeur ou le Client avec lequel la Personne a conclu un contrat, en vue d’un accès ou au moyen d’une demande d’accès faite aux Personnes-ressources établies au sein d’ORCHESTRO. Au besoin, les Personnes peuvent communiquer avec ORCHESTRO de la manière indiquée à la section 9 de la présente Politique de confidentialité.